Sua clínica odontológica registra todas as receitas e despesas no software de gestão? Isso é importante, mas não é suficiente.

Se as contas forem classificadas incorretamente, os relatórios financeiros podem apresentar uma visão distorcida da realidade da clínica.

O problema não está necessariamente no software. Está na qualidade das informações inseridas nele.

Uma despesa registrada como “Despesas Gerais”, por exemplo, pode estar contabilizada corretamente no fluxo de caixa, mas praticamente perde seu valor para uma análise gerencial.

Para transformar dados financeiros em informação útil para a tomada de decisão, é fundamental ter um plano de contas bem estruturado e critérios consistentes para classificação das receitas e despesas da clínica odontológica.

O que é classificação de contas em uma clínica odontológica?

Classificar uma conta significa determinar a qual categoria financeira determinada receita ou despesa pertence.

Por exemplo, uma clínica pode separar suas despesas em categorias como:

• Pessoal administrativo;
• Dentistas e prestadores;
• Materiais odontológicos;
• Laboratório de prótese;
• Marketing e publicidade;
• Aluguel e condomínio;
• Softwares e tecnologia;
• Serviços administrativos;
• Impostos;
• Tarifas e despesas financeiras;
• Manutenção;
• Outras despesas operacionais.

Essa estrutura faz parte do chamado plano de contas gerencial.

O objetivo não é simplesmente registrar que determinado pagamento aconteceu. É permitir que posteriormente o gestor consiga entender onde o dinheiro da clínica está sendo gasto.

Registrar uma despesa é diferente de classificá-la corretamente

Imagine que uma clínica pague:

R$ 5.000 para uma agência de marketing.

O financeiro registra:

Despesas Gerais — R$ 5.000

Do ponto de vista do controle bancário, o pagamento foi registrado.

Mas existe um problema gerencial.

Quando o proprietário perguntar:

“Quanto minha clínica gastou com marketing neste mês?”

O sistema poderá apresentar uma informação incorreta, porque parte das despesas de marketing está escondida dentro de “Despesas Gerais”.

O lançamento deveria estar associado a uma categoria como:

Marketing e Publicidade → Agência de Marketing

Agora imagine esse mesmo problema acontecendo com dezenas ou centenas de lançamentos ao longo do ano.

A consequência é uma base financeira que não representa adequadamente a operação da clínica.

Por que a classificação das despesas é tão importante?

Uma boa classificação permite transformar os lançamentos financeiros em indicadores de gestão.

O gestor passa a conseguir responder perguntas como:

• Quanto a clínica gasta com marketing?
• Qual é o custo administrativo?
• Quanto os laboratórios representam do faturamento?
• Quanto é gasto com dentistas e outros prestadores?
• Quais despesas aumentaram nos últimos meses?
• Quanto os custos fixos representam do faturamento?
• Quais grupos de despesas estão comprometendo a margem?
• A estrutura de custos está crescendo mais rapidamente que o faturamento?

Sem uma classificação consistente, responder essas perguntas se torna muito mais difícil.

O perigo das categorias “Diversos” e “Outros”

Categorias como “Diversos”, “Outras despesas” e “Despesas Gerais” devem ser utilizadas com muito cuidado.

Imagine uma clínica que tenha R$ 100 mil de despesas mensais e apresente:

Existe um problema evidente.

40% das despesas estão concentradas em uma categoria que praticamente não explica nada.

Sabemos que a clínica gastou R$ 100 mil.

Mas não sabemos adequadamente como gastou os R$ 100 mil.

Isso limita bastante a capacidade de gestão.

Plano de contas para clínica odontológica

O plano de contas funciona como uma estrutura organizada para classificar as movimentações financeiras da empresa.

Não existe um único plano de contas que sirva para todas as clínicas. Ele precisa refletir a realidade da operação.

Uma estrutura simplificada poderia ser:

1. Receitas

Receitas de tratamentos odontológicos

• Implantodontia;
• Prótese;
• Ortodontia;
• Endodontia;
• Clínica geral;
• Estética;
• Outros procedimentos.

2. Custos diretamente relacionados aos serviços

• Materiais odontológicos;
• Implantes e componentes;
• Próteses e laboratórios;
• Dentistas e especialistas, conforme o modelo de remuneração;
• Outros custos diretamente relacionados aos procedimentos.

3. Despesas com pessoal e estrutura

• Salários administrativos;
• Encargos trabalhistas;
• Benefícios;
• Aluguel;
• Condomínio;
• Energia;
• Água;
• Telefonia e internet;
• Manutenção.

4. Marketing e comercial

• Agência de marketing;
• Tráfego pago;
• Produção de conteúdo;
• Ferramentas de marketing;
• Comissões comerciais, quando aplicável.

5. Tecnologia e administração

• Software de gestão odontológica;
• Contabilidade;
• BPO financeiro;
• Sistemas e assinaturas;
• Serviços administrativos.

6. Impostos e despesas financeiras

• Tributos;
• Tarifas bancárias;
• Taxas de cartão;
• Juros;
• Antecipação de recebíveis.

Essa estrutura deve ser adaptada à realidade e ao nível de detalhamento necessário para a gestão de cada clínica.

Não exagere no número de categorias

Existe também o problema contrário.

Um plano de contas excessivamente detalhado pode tornar a rotina financeira difícil de executar.

Imagine criar uma categoria diferente para cada pequeno tipo de material utilizado pela clínica.

Além de aumentar o trabalho administrativo, isso pode gerar dúvidas sobre onde cada despesa deve ser lançada.

O princípio deveria ser:

Detalhar aquilo que é relevante para a tomada de decisão.

Se determinada informação nunca será analisada separadamente, talvez não exista necessidade de criar uma categoria específica para ela.

Padronização é tão importante quanto o plano de contas

Não basta criar as categorias.

É necessário estabelecer critérios de classificação.

Imagine uma despesa com Google Ads.

Em janeiro ela é lançada como:

Marketing

Em fevereiro:

Publicidade

Em março:

Tráfego Pago

E em abril:

Despesas Gerais

Mesmo sendo a mesma natureza de despesa, o histórico fica fragmentado.

Isso prejudica análises comparativas.

A clínica deve definir critérios para que despesas semelhantes sejam classificadas sempre da mesma maneira.

Classificação correta melhora a DRE gerencial

Uma das principais aplicações de um plano de contas estruturado é permitir a construção de uma DRE gerencial confiável.

A Demonstração do Resultado do Exercício ajuda a entender a formação do resultado da clínica.

De forma simplificada:

Receita

menos

Custos

menos

Despesas

igual a

Resultado

Mas uma DRE só é realmente útil quando as informações que a alimentam estão corretamente classificadas.

Caso contrário, o gestor pode até saber se houve lucro ou prejuízo, mas terá dificuldade para identificar onde a margem está sendo formada ou perdida.

Classificação de contas também ajuda na precificação

A qualidade das informações financeiras influencia até mesmo a precificação dos procedimentos odontológicos.

Para calcular adequadamente a hora-clínica, por exemplo, é necessário conhecer os custos indiretos da operação.

Entre eles podem estar:

• Aluguel;
• Recepção;
• Administrativo;
• Sistemas;
• Marketing;
• Energia;
• Manutenção;
• Contabilidade;
• Outros custos estruturais.

Se esses gastos estiverem mal classificados, a própria análise da estrutura de custos pode ficar comprometida.

E isso pode levar a decisões de preço baseadas em premissas incorretas.

Como melhorar a classificação financeira da clínica

Uma clínica que deseja melhorar a qualidade das informações do sistema pode começar com alguns passos:

1. Revisar o plano de contas atual.
2. Identificar categorias genéricas utilizadas excessivamente.
3. Verificar quais informações são realmente importantes para a gestão.
4. Criar categorias e subcategorias coerentes.
5. Definir regras para classificação dos principais tipos de despesas.
6. Padronizar os lançamentos.
7. Revisar periodicamente as classificações.
8. Utilizar os relatórios do software para acompanhar os principais grupos de despesas.

O objetivo não é simplesmente ter um financeiro organizado.

O objetivo é criar uma base de dados confiável para tomada de decisão.

Seu software de gestão não resolve tudo sozinho

Um bom software para clínicas odontológicas pode disponibilizar diversos relatórios, gráficos e indicadores.

Mas existe uma limitação fundamental:

o sistema trabalha com os dados que recebe.

Se uma despesa de marketing for classificada como despesa administrativa, o software não tem como saber que aquela informação está errada.

Por isso, contratar um bom sistema é apenas uma parte do processo.

É preciso também:

configurar → classificar → padronizar → conferir → analisar.

É essa sequência que transforma lançamentos financeiros em informação gerencial.

Conclusão

Muitos proprietários de clínicas odontológicas acreditam que possuem gestão financeira porque todas as movimentações estão registradas no software.

Existe uma diferença importante entre registrar dados e produzir informação para gestão.

Duas clínicas podem ter exatamente R$ 100 mil de despesas mensais.

A primeira sabe quanto gastou com pessoal, marketing, laboratório, materiais, estrutura, tecnologia e despesas financeiras.

A segunda sabe apenas que gastou R$ 100 mil.

Financeiramente, ambas registraram suas despesas.

Gerencialmente, somente uma delas sabe o que aconteceu.

Por isso, a qualidade da gestão começa antes dos relatórios.

Começa na qualidade da informação inserida no sistema.