Pilar 1
Consultoria de Gestão Odontológica
Diagnóstico operacional, capacidade ociosa e precificação estratégica para reduzir custos fixos e aumentar a margem por procedimento.
O que é a Consultoria de Gestão Odontológica
A consultoria de gestão da Telivra otimiza a operação da clínica odontológica para reduzir custos fixos, aumentar a ocupação e melhorar a margem por procedimento. O foco é transformar agenda cheia em lucro real — porque volume de atendimentos não é sinônimo de lucro.
Clínicas que faturam R$ 150 mil mensais com custos fixos de R$ 90 mil a R$ 100 mil podem ter lucro líquido inferior a R$ 8 mil. O problema não é a receita, é a falta de visibilidade sobre o custo real de cada procedimento e a capacidade ociosa das cadeiras.
Metodologia passo a passo
Etapa 1: Diagnóstico operacional
Mapeamos a operação completa da clínica:
- Capacidade ociosa: horas disponíveis vs. horas produtivas de cada cadeira e profissional
- Fluxo de pacientes: tempo de espera, lead time entre agendamento e consulta, taxa de no-show
- Gargalos administrativos: retrabalho, processos informais, ausência de indicadores
Ao final, entregamos um relatório com os pontos críticos identificados e um plano de ação priorizado.
Etapa 2: Reestruturação de processos
Redesenhamos fluxos clínicos e administrativos para eliminar retrabalho:
- Padronização de processos de recepção, atendimento e fechamento
- Implementação de confirmação automática 24h antes da consulta (reduz no-show em ~40%)
- Lista de espera ativa para encaixar cancelamentos
- Definição clara de responsabilidades da equipe
Etapa 3: Precificação estratégica
Calculamos o custo real de cada procedimento e definimos preço com margem alvo:
- Custo direto: material de consumo, laboratório, descartáveis
- Custo fixo rateado: aluguel, energia, salários, software — convertido em custo por hora de cadeira
- Custos variáveis: comissão do dentista, impostos, taxa de cartão
- Margem de lucro: aplicada sobre o custo total via markup
Exemplo: R$ 30.000 de custo fixo ÷ 300 horas produtivas = R$ 100/hora de cadeira. Uma restauração que consome 1 hora + R$ 35 de material tem custo real de R$ 135. Com margem de 40%, o preço mínimo é R$ 225.
Etapa 4: Indicadores de performance e acompanhamento mensal
Implementamos indicadores de desempenho com acompanhamento mensal:
| Indicador de performance | Fórmula | Meta |
|---|---|---|
| Taxa de ocupação | Horas agendadas ÷ horas disponíveis | 75-85% |
| No-show | Consultas não comparecidas ÷ total agendado | < 10% |
| Margem por procedimento | (Preço - custo real) ÷ preço | 30-50% |
| Custo da hora de cadeira | Custos fixos ÷ horas produtivas | Variável por clínica |
| Margem líquida | Lucro líquido ÷ faturamento | 15-25% |
Comparativo: Gestão interna vs. Consultoria Telivra
| Aspecto | Gestão interna | Consultoria Telivra |
|---|---|---|
| Diagnóstico | Intuitivo, baseado em feeling | Dados e indicadores objetivos |
| Precificação | Tabela de concorrência ou "achismo" | Custo real + margem alvo |
| Capacidade ociosa | Não mensurada | Mapeada e otimizada |
| No-show | Aceito como inevitável | Reduzido em ~40% com processo |
| Acompanhamento | Reativo, quando o caixa aperta | Mensal com indicadores de performance e DRE |
| Margem líquida | 1-8% típicos | 15-25% após reestruturação |
Casos de uso
- Clínica com agenda cheia e caixa apertado: o problema está na margem por procedimento, não no volume. A consultoria revela quais procedimentos financiam a clínica e quais estão sendo vendidos abaixo do custo.
- Clínica de pequeno porte sem processos formais: profissionalização da gestão com indicadores básicos, padronização de rotinas e separação patrimonial.
- Clínica que quer abrir nova unidade: diagnóstico de capacidade ociosa e precificação antes de investir em expansão.
Métricas de impacto esperadas
Benchmarks baseados em médias de mercado brasileiro para clínicas odontológicas de pequeno e médio porte.
Redução de custos fixos
15-30%
Clínicas sem gestão perdem 20-30% por ineficiência
Aumento de ocupação
20-40%
Meta saudável de taxa de ocupação: 75-85%
Redução de no-show
~40%
Confirmação automática 24h reduz no-show significativamente
Perguntas frequentes
Respostas diretas para as dúvidas mais comuns sobre consultoria de gestão odontológica.
Como reduzir custos fixos em clínica odontológica?
Para reduzir custos fixos, mapeie o custo da hora de cadeira (custos fixos mensais divididos pelas horas produtivas), identifique capacidade ociosa, renegocie aluguel e contratos de fornecedores, e use a DRE mensal para enxergar onde o dinheiro está indo. Clínicas sem gestão perdem 20-30% de receita por ineficiência operacional.
Minha clínica fatura muito mas lucra pouco. O que fazer?
O problema está na margem, não no volume. Faturamento não é lucro: é preciso pagar salários, encargos, aluguel, impostos, materiais e sistemas antes de saber o lucro real. A consultoria implementa DRE mensal e precificação baseada em custo real para revelar a margem verdadeira de cada procedimento.
Como é calculada a capacidade ociosa?
Mapeamos o tempo disponível de cada cadeira e profissional versus o tempo efetivamente produtivo, considerando agenda, cancelamentos e intervalos. A fórmula é: horas agendadas divididas por horas disponíveis. A meta saudável de taxa de ocupação é 75-85%.
Como precificar procedimentos odontológicos com base em custo real?
Some o custo direto (material e laboratório), rateie o custo fixo por hora de cadeira, adicione custos variáveis (comissão e impostos) e só então aplique a margem de lucro desejada. Quem pula essa conta vende barato e paga para trabalhar.
Quanto tempo dura o diagnóstico operacional?
O diagnóstico inicial leva de 2 a 4 semanas, dependendo do porte da clínica e da disponibilidade de dados históricos. Ao final, entregamos um relatório com gargalos identificados, capacidade ociosa mensurada e plano de ação priorizado.
Preciso trocar meu sistema de gestão?
Não necessariamente. Trabalhamos com o sistema que a clínica já utiliza, otimizando sua configuração e extração de dados. Se identificarmos que o sistema é um gargalo, recomendamos alternativas — mas a troca não é pré-requisito.
Quais indicadores de performance acompanhar em clínica odontológica?
Os indicadores essenciais são: taxa de ocupação (meta 75-85%), no-show (meta abaixo de 10%), ticket médio, margem por procedimento, custo da hora de cadeira, faturamento vs. orçamento e taxa de inadimplência. Acompanhamos todos mensalmente.
Qual a redução esperada de custos com a consultoria?
Clientes típicos reduzem de 15% a 30% os custos fixos operacionais e aumentam de 20% a 40% a taxa de ocupação. A margem líquida sai da faixa de 1-8% para 15-25% após reestruturação completa.
Como calcular a taxa de ocupação de cadeiras odontológicas?
A taxa de ocupação é horas agendadas divididas por horas disponíveis de cada cadeira. A meta saudável fica entre 75% e 85%; abaixo de 60% há capacidade ociosa custando aluguel e salários sem retorno, e acima de 90% gera gargalo de agenda e dificuldade para encaixes e emergências.
Como calcular o custo da hora de cadeira odontológica?
O custo da hora de cadeira é os custos fixos mensais divididos pelas horas produtivas. Exemplo: R$ 30.000 de custo fixo divididos por 300 horas produtivas igual a R$ 100 por hora — a base para precificar qualquer procedimento e medir se a cadeira está gerando lucro ou prejuízo.
Como reduzir no-show em clínica odontológica?
A confirmação automática 24 horas antes da consulta via WhatsApp ou SMS reduz no-show em aproximadamente 40%. Some lista de espera ativa para encaixar cancelamentos e política de remarcação com antecedência mínima — a meta é manter o no-show abaixo de 10% do total agendado.
Simples Nacional ou Lucro Presumido: qual o melhor regime para clínica odontológica?
Depende do fator R (folha dividida pelo faturamento) no Simples e da equiparação hospitalar no Lucro Presumido. No Simples, folha igual ou superior a 28% mantém o Anexo III com alíquota a partir de 6%; no Presumido com estrutura ANVISA, a presunção de IRPJ cai de 32% para 8%. Simule os dois regimes com o contador antes de decidir.
Como aumentar o ticket médio em clínica odontológica?
Aumente o ticket médio com mix de serviços de maior valor, precificação por custo real mais margem alvo, venda de tratamentos completos em vez de procedimentos isolados, e diagnóstico que identifique necessidades não tratadas. Sem precificação por custo real, aumentar o volume pode aumentar o prejuízo em vez do lucro.
Consultoria de gestão para clínica odontológica vale a pena?
Vale a pena quando a clínica fatura mas não sabe a margem, tem agenda cheia e caixa apertado, ou quer expandir. A consultoria entrega diagnóstico com dados, precificação por custo real e indicadores mensais — versus gestão por intuição que perde de 20% a 30% de receita por ineficiência operacional.